Software de gestión Administrativa con Inteligencia Artificial

Las preguntas que una empresa necesita responder

• ¿Cuánto está ganando realmente la empresa?

• ¿Qué proyectos son rentables y cuáles tienen márgenes menores a los previstos?

• ¿Qué clientes todavía deben pagar y qué compromisos vencen próximamente?

• ¿Alcanzará el dinero disponible para cubrir los pagos de las próximas semanas?

• ¿Qué gastos superaron el presupuesto?

• ¿Cuál es la posición de IVA?

Cuando la información está conectada, estas respuestas dejan de depender de consolidar varias planillas o preparar informes manuales cada vez que surge una consulta.

Tres ejes para gestionar la administración de un negocio

Muestra lo que se esperaba vender y gastar antes de comenzar un proyecto.

Permite ver cuánto dejó cada proyecto y cómo evoluciona el resultado de la empresa en cada período.

Ordena cuándo entra y cuándo sale el dinero para anticipar la disponibilidad de fondos.

Presupuesto

Resultado Económico

Flujo Financiero

Cuando un proyecto vende mucho pero deja poco margen

Mirar solamente cuánto se facturó puede dar una idea equivocada de la rentabilidad. Los costos de materiales, viáticos, mano de obra u otros conceptos pueden crecer durante la ejecución y reducir el resultado sin que el desvío se advierta a tiempo.

La solución reúne el importe vendido, el presupuesto de costos y los ingresos y gastos reales de cada proyecto. De esta manera, la empresa puede comparar el margen esperado con el resultado obtenido, identificar qué concepto superó lo previsto y actuar antes de que el sobrecosto afecte al negocio completo.

Cuando vender no significa tener dinero disponible

Una empresa puede tener proyectos rentables y, al mismo tiempo, encontrarse con dificultades para pagar sus próximos compromisos. Esto sucede porque el resultado económico y la disponibilidad de dinero no ocurren necesariamente en el mismo momento: una venta puede estar registrada aunque el cliente todavía no haya pagado, y un gasto puede existir aunque su vencimiento sea posterior.

Para evitar esa confusión, la solución separa lo económico de lo financiero. Cada cobro y cada pago conserva su fecha estimada, su fecha real y su estado. También queda relacionado con el proyecto, el cliente, el proveedor, la cuenta y el comprobante correspondiente. Así se puede saber cuánto gana la empresa y cuánto dinero tendrá realmente disponible.

Cuando un faltante de caja se descubre demasiado tarde

Si los próximos cobros y pagos están repartidos entre agendas, correos y planillas, es difícil anticipar si alcanzarán los fondos. El problema suele aparecer cuando los vencimientos ya están cerca y queda poco margen para reorganizarse.

El flujo financiero proyecta las entradas y salidas de las próximas semanas o meses y las combina con los saldos actuales de bancos, cajas, reservas o cuentas de inversión. La empresa puede detectar con anticipación los períodos más exigentes y decidir si necesita acelerar cobranzas, reprogramar pagos o reservar dinero. La proyección se actualiza a medida que se registran los movimientos reales.

Cuando encontrar un dato exige recorrer varias pantallas

Los responsables de una empresa no siempre necesitan un informe completo. Muchas veces necesitan resolver una pregunta concreta antes de tomar una decisión. El software de gestión puede conectarse con Claude y ChatGPT para consultar la información en lenguaje natural.

• ¿Qué proyectos tienen margen negativo o están fuera de presupuesto?

• ¿Cuánto esperamos cobrar este mes?

• ¿Qué pagos vencen la próxima semana?

• ¿Cómo estará nuestra caja durante los próximos 30 días?

• ¿Cuáles fueron los principales gastos del mes?

• ¿Qué comprobantes todavía necesitan revisión?

4WGlobal también puede desarrollar Skills personalizadas para que estas consultas respondan a las necesidades específicas de cada empresa y ayuden en tareas concretas de gestión. Las respuestas se basan en la información disponible en el software.

Carga automática de facturas

Una factura guardada en un correo, un ticket que todavía no fue cargado o un gasto sin comprobante pueden generar diferencias entre lo que ocurrió y lo que figura en el control administrativo. También dificultan saber qué documentación sigue pendiente antes de enviarla al contador.

Las facturas emitidas y recibidas, los tickets y los gastos sin comprobante se centralizan y se vinculan con el ingreso o gasto correspondiente. Esto permite identificar documentación faltante, revisar comprobantes pendientes y contar con una estimación del IVA crédito y débito del período.

Una herramienta de gestión interna. La información de facturación e impuestos ayuda al seguimiento administrativo, pero no reemplaza la liquidación contable ni impositiva realizada por el contador.

Cuando los comprobantes quedan separados de los movimientos

Consultá desde Claude o ChatGPT

Transcribir manualmente la fecha, el número, el CUIT, los importes y los impuestos de cada comprobante ocupa tiempo administrativo y puede producir errores. Cuando el volumen crece, también aumenta el riesgo de que una factura o un ticket quede sin registrar.

Los comprobantes pueden enviarse por correo electrónico como imagen. La inteligencia artificial interpreta el documento y propone los datos para su carga. El archivo original queda guardado junto con la información extraída para que el usuario la revise y valide. Así se reduce la transcripción manual y resulta más fácil detectar qué comprobantes todavía no fueron relacionados con un gasto, un pago, un ingreso o una cobranza.

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